Während meiner Beratungszeit mussten Unternehmen oft 6-stellige Summen ausgeben, um ihre Dokumentation einigermaßen zu digitalisieren. Als „notwendiges Übel" sind Qualitätsmanagement und die ISO 9001 zwar als Standards akzeptiert, aber werden ihren Ruf, viel Aufwand anstatt Nutzen zu bringen, nur sehr schwer los.
Nicht ganz unberechtigt, denn das Einspielen von Änderungen und Updates bedeutet oft auch: sehr teure Fachleute und damit wieder eine Investition. Doch genau an diesem Punkt holen wir kleinere Unternehmen und Startups ab.
Seit 6 Jahren arbeite ich im Bereich Qualitätsmanagement als Berater, aber auch fest in Unternehmen. Oft werden etablierte QM-Systeme von Mitarbeitern und dem Management als Last empfunden, als umständlich und wenig nützlich.
Bei der Gründung von Qsistant sowie in zahllosen Beratungsstunden und Projekten habe ich viele — immer wieder gleiche — Situationen erlebt. Stolpersteine, die blockieren, nämlich das riesige finanzielle Potential im Qualitätsmanagement.
Damit Sie die typischen Hürden kennen, vermeiden und von gesteigerter Qualität profitieren, gebe ich Ihnen 5 konkrete Tipps mit, die ich beim Start selbst gerne gekannt hätte:
1. Tipp: Geschäftsführung definiert Unternehmensziele
Vision und Mission müssen dem Interesse des Unternehmers entsprechen. Im Usus definieren Qualitätsmanager oder Dienstleister die Unternehmensziele. Dabei wird oft der Kern verpasst und das Qualitätsmanagement steuert eine Richtung an, die oft nicht oder nicht ganz der Idee der Unternehmensleitung entspricht. Sie wird meist abgenickt, ohne die Folgen zu bedenken. Denn mit der fehlerhaften Ausrichtung geht das QM am Unternehmen vorbei und wird eher als eine Last empfunden.
Sie kennen sicherlich die Aussage: QM-Tätigkeiten dienen der Systembefriedigung. Der Fokus der Zertifizierung nach ISO 9001:2015 auf Kundenzufriedenheit und kontinuierlicher Verbesserung führt zu weitaus mehr: Richtig angewendet ist die ISO 9001 eine Gelddruckmaschine.
Es kann durchaus sinnvoll sein, auch die Zertifizierung nach ISO 9001 zusätzlich zu einer branchenspezifischen Norm, wie der ISO 13485 anzustreben, um von dem Outcome dieser Norm zu profitieren.
2. Tipp: Prozesse werden von Abteilungen angelegt
In vielen Firmen werden Prozesse von der Qualitätsmanagement-Abteilung vorgegeben; bestenfalls noch von der Chef-Etage. Jedoch müssen die Abteilungen schlussendlich damit arbeiten. QM wird als belastend angesehen, wenn die Abteilungen sich ungünstigen Prozessabläufen anpassen müssen, oder Prozessbeschreibungen durch Verwendung vieler Fachwörter und langer Beschreibungen schwer lesbar werden. Das muss nicht so sein. Alle betroffenen Stellen sollten ihre Prozesse in eigenen Worten beschreiben dürfen.
Beziehen Sie alle Abteilungen und Unternehmensbereiche in den Prozessaufbau mit ein. Diese geben die Inhalte vor und die Qualitätsmanager konzentrieren dann die Informationen und bereiten sie normkonform auf. Damit erreichen Sie, dass die QM-Systeme von den Mitarbeitern angenommen und akzeptiert werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass dadurch die knappe Ressource „Qualitätsmanager" entlastet wird.
3. Tipp: Aus Fehlern lernen
Lassen Sie Fehler zu! Das gilt für die Geschäftsführung, Abteilungsleitungen und alle Mitarbeiter. Erst wenn man Fehler als ein Medium des Lernens akzeptiert, hat ein Unternehmen die Chance sich zu verbessern.
Dazu muss sich jedoch im Managementbereich sowie unter Mitarbeitern das Mindset ändern. Wenn ein Fehler offengelegt wird, haben Mitarbeiter oft Angst vor negativen Konsequenzen. Das führt leider dazu, dass Fehltritte vertuscht, verdeckt und versteckt werden. In weiteren Schritten werden dadurch hohe Kosten verursacht.
Dokumentieren und kategorisieren Sie die Fehler und zeigen Sie diese in übersichtlichen Charts auf. Das sollte mindestens in Excel, besser in einem Datenbanksystem geschehen. Denn nur so kann man auch nach Fehlern suchen, Trends erkennen und positive Veränderungen durch eingeführte Verbesserungen nachvollziehen.
4. Tipp: Regelmäßige Chancen- und Risikoanalyse
Die Chancen- und Risikoanalyse nimmt voraus, was alles Gutes oder Schlimmes in einem Prozess passieren könnte. Sie zeigt auf, wo das Unternehmen Chancen hat, sich zu verbessern oder vorhandene Potentiale zu nutzen. Gefordert wird dies in Unternehmen beispielsweise für die Zertifizierung nach der ISO 9001:2015.
Eine der bekanntesten Methoden zur Risikoanalyse ist die ursprünglich von der NASA 1963 entwickelte FMEA (Failure Mode and Effects Analysis). Dabei ermöglicht die Methode ein Vorgreifen von Problemen, bevor sie entstehen.
Benutzen Sie die bekannten Kreativitätsmethoden wie bspw. 5-Why oder Ishikawa, um an den Kern der Sache zu kommen. Es zahlt sich aus, wenn Sie die Chancen- und Risikoanalyse regelmäßig in kleinen Abständen (z.B. alle 3 Monate) durchführen, nicht nur kurz vor Audits.
5. Tipp: Regelmäßige Reflexion
Betten Sie die regelmäßige Reflexion in Ihre Unternehmenskultur mit ein. D.h. alle Stabstellen bzw. Abteilungsleiter schauen sich die eigene Abteilung regelmäßig an.
Die von der ISO 9001 und 13485 geforderte Managementbewertung muss „geplant" werden und wird oft nur 1x im Jahr angesetzt. Führen Sie die Reflexion jedoch öfters durch. Die investierte Zeit wird sich auszahlen.
In einer der von der ManpowerGroup durchgeführten Studie wurde erhoben, dass 91 Prozent der Befragten es für wichtig erachten, wenn Ihre Arbeit von der Leitung zielführend kritisiert wird. Denn genau das Wertschätzen der Arbeit sowie konstruktive Kritik errichten die Basis für eine kontinuierliche Verbesserung.
Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Qualitätsmanagement-Abteilung und entscheiden Sie sich für die zu Ihnen passende Software-Lösung. Mit einem klaren Ziel vor Augen und einem soliden Aufbau dient Ihnen das Qualitätsmanagement und nicht umgekehrt.
Qsistant — von der Inhouse-QM-Software in die Welt
Nach Stationen in der Medizintechnik-Entwicklung und im Software-Consulting für Dokumenten- und Qualitätsmanagement beschlossen wir als kleines Team im Jahr 2018, eine eigene kostengünstige Lösung für Qualitätsmanagement zu entwickeln. Warum sollten kleinere Unternehmen für QM-Software hohe 5-stellige Summen oder mehr aufwenden müssen?
Unser inhouse entwickeltes, cloud-basiertes Qualitätsmanagement Tool ist besonders geeignet für Unternehmen, die eine schlanke Lösung für Ihr QM-System suchen — und keine massiven Investitionen.