Audit: Keine Abweichung ohne Vorbereitung?
Ein langer Audit-Tag zur Rezertifizierung nach der ISO-Norm 9001:2015 neigt sich dem Ende. Im Unternehmen sind wir alle Prozesse durchgegangen und haben fast jedes Dokument angeschaut. Der Auditor hat wirklich tief gebohrt — er hat nicht lockergelassen.
Dann, in der Abschlussbesprechung, muss er sich doch eingestehen, dass er nichts finden konnte. Wir teilen ihm entspannt mit, dass wir uns nicht auf dieses Audit vorbereitet haben. Wir bereiten uns auf keine Audits mehr vor.
Wären Sie auch gerne in der Situation, Ihren Auditor stutzig zu machen? Wir verraten Ihnen, wie das geht.
Grundlagen
Audits werden je nach Betrachtung in unterschiedliche Kategorien eingeteilt aber mit der Gemeinsamkeit: Einer trägt vor/berichtet und ein anderer hört zu. Der Begriff kommt von dem Lateinischen audire = hören.
Nun ist entscheidend, wer berichtet und wer zuhört. Hört der Auditor einer Zertifizierungsstelle dem Mitarbeiter eines Unternehmens zu, so nennt man das Zertifizierungs- oder Überprüfungsaudit. Handelt es sich stattdessen um eine Akkreditierungsstelle, so ist es ein Akkreditierungsaudit. Ist es ein Kundenvertreter, der einem Lieferanten auf den Zahn fühlt, so nennt man das Kunden- bzw. Lieferantenaudit. Schaut der Qualitätsmanager eines Unternehmens den eigenen Mitarbeitern auf die Finger, so ist das ein internes Audit.
Audits als Richtlinie für den Alltag
Audits sind ein ständiger Begleiter. Dabei wird überprüft, ob das QM-System normgerecht aufgebaut ist und auch in der Praxis angewandt wird. Die Zertifizierung ist in der Regel 3 Jahre gültig und beinhaltet 3 Audits: Das erste Audit ist das Zertifizierungsaudit, das zweite und dritte sind Überprüfungsaudits.
Streben Sie eine neue Zertifizierung an und sind sich aber unsicher, ob Sie alle Kriterien erfüllen, nutzen Sie die Chance einen Stage 1 Audit zu machen, bei dem die Zertifizierungsbereitschaft überprüft wird. Das ist günstiger, als wenn Sie beim Zertifizierungsaudit durchfallen.
Damit Sie vor den Audits nicht in den Vorbereitungsstress kommen, etablieren Sie ein kontinuierlich gepflegtes (digitales) Qualitätsmanagementsystem. Sie profitieren dann nicht nur von einfacheren Audits, sondern von einem sich ständig überprüfenden, hinterfragenden und verbessernden Unternehmen.
Welche Zertifizierung Sie auch anstreben, es lohnt sich, auch die Norm ISO 19011 als Leitfaden für Ihre Audits anzuschauen.
Das 2nd Party Audit
Das 2nd Party Audit ist ein externes Audit für Auftragsverarbeiter, also Kunden oder Lieferanten. Grundsätzlich geht es darum zu prüfen, ob die Vertragsvereinbarungen eingehalten werden. Sind diese in das QM-System mit aufgenommen und werden sie auch im Alltag eingehalten?
Konzentrieren Sie sich auf die gemeinsamen Interessen. Fragen Sie Ihre Kunden, worauf sie den Fokus legen möchten. So profitieren Sie langfristig von einer verbesserten und vertieften Kundenbeziehung. Besonders bei Kundenaudits können Auditoren in Ihrem Unternehmen Botschafter sein und für neue Projekte sorgen.
Interne Audits
Interne oder 1st Party Audits dienen der eigenen Überprüfung auf Normkonformität und Einhaltung der eigenen Vorgaben wie Prozessbeschreibungen oder Arbeitsanweisungen.
Diese können Sie frei gestalten, müssen sie jedoch regelmäßig durchführen. Zielführender ist es, wenn Sie viele kleine Prozessaudits anstatt wenige große Audits planen. Verteilen Sie die Prozesse auf das Jahr oder sogar auf 3 Jahre.
Das bringt einige Vorteile mit sich: die Prozesse können in der Tiefe angeschaut werden und gehen nicht in der Summe vieler Dokumente unter. Wenn sich die Prozesse verbessern, erkennen das auch die Mitarbeiter. Das QM wird mehr und mehr akzeptiert und aktiv gelebt.
Der Tag des Audits: kompetente und objektive Durchführung
Sie haben sich wahrscheinlich schon länger auf das Audit vorbereitet. Sie kennen die Schwachstellen Ihres Unternehmens. Wenn es ans Eingemachte geht, kooperieren Sie. Verheimlichen Sie nichts. Und legen Sie sich bloß nicht mit dem Auditor an.
Wenn ein Auditor „warum" fragt, ist das nicht, um Sie bloßzustellen, sondern um Hintergründe zu erfahren. Stellen Sie selbst Fragen, wie der Auditor vorgehen würde. Auditoren haben viele Zertifizierungen ausgestellt, viele Firmen gesehen. Schöpfen Sie aus diesem Wissen, und nehmen Sie Ratschläge an.
Nach dem Audit: Zielorientierte Nachbereitung
Nach dem Audit ist noch lange nicht vor dem Audit. Auch wenn Sie schon die Zertifizierung nach der Norm ISO 9001:2015 in der Tasche haben, sollten Sie die Füße nicht hochlegen. In Ihren Notizen sowie im Auditbericht finden Sie wichtige und notwendige Hinweise, die Sie annehmen sollten.
Die Verbesserungen müssen Sie nicht allein umsetzen. Geben Sie diese an die entsprechenden Abteilungsleiter weiter. Jede Abteilung darf und muss sich am QM beteiligen, um die Unternehmensziele und -qualität langfristig zu halten.
Qualitätsmanagement leben
Um schnell und zielsicher zu bleiben, nutzen Sie eine Software, die die Fälligkeit der Dokumente anzeigt um deren regelmäßige Überprüfung sicherzustellen. Sie werden spontaner und werden irgendwann an den Punkt kommen, wo der Arbeitsalltag die Vorbereitung auf Ihre Audits ist.
Etablieren Sie bspw. ein Fehlermanagement nicht, um Mitarbeiter bloßzustellen, sondern die Firma wirklich zu verbessern. Mit dem richtigen Mindset werden Mitarbeitende von sich aus Fehler melden. Gelebtes Qualitätsmanagement bedeutet kurzgesagt: aufräumen und von Grund auf verbessern.