Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der Qsistant GmbH & Co. KG
Im Sägenloh 3, D-78333 Stockach
Vertreten durch: Arian Mingo

Stand: März 2026

§ 1 Geltungsbereich

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge zwischen der Qsistant GmbH & Co. KG, Im Sägenloh 3, D-78333 Stockach (nachfolgend „Qsistant“ oder „Anbieter“), und dem Kunden (nachfolgend „Nutzer“ oder „Kunde“) über die Nutzung der cloudbasierten Qualitätsmanagement-Software „Qsistant“ (nachfolgend „Software“ oder „Plattform“).
2. Die AGB gelten ausschließlich. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Nutzers werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn und soweit Qsistant ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.
3. Die AGB gelten sowohl gegenüber Verbrauchern im Sinne von § 13 BGB als auch gegenüber Unternehmern im Sinne von § 14 BGB, sofern nicht in einzelnen Klauseln ausdrücklich eine abweichende Regelung getroffen wird.
4. Maßgeblich ist jeweils die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung dieser AGB.

§ 2 Vertragsgegenstand

1. Gegenstand des Vertrages ist die Bereitstellung der cloudbasierten Qualitätsmanagement-Software „Qsistant“ als Software-as-a-Service (SaaS). Der Anbieter stellt dem Nutzer die Software über eine passwortgeschützte Internetverbindung zur Nutzung zur Verfügung.
2. Die Software dient der digitalen Unterstützung von Qualitätsmanagement-Prozessen, unabhängig von der zugrunde liegenden Norm oder dem angestrebten Zertifizierungsstandard. Die Plattform umfasst insbesondere folgende Funktionsbereiche:
   1. Dokumentenlenkung (Erstellung, Versionierung, Prüfung, Freigabe und Archivierung von QM-Dokumenten),
   2. Prüf- und Freigabeworkflows (zweistufige Prüfung und Freigabe mit Passwort-basierter Bestätigung),
   3. Prozessmanagement (interaktive Prozesslandkarte mit konfigurierbaren Prozesskategorien),
   4. Nachweisdokumente (digitale Qualitätsaufzeichnungen auf Basis freigegebener Vorlagen),
   5. weitere Funktionen gemäß der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website des Anbieters.
3. Der Nutzer erwirbt kein Eigentum an der Software. Die Nutzung erfolgt ausschließlich über den Zugang via Internet. Eine Installation auf lokalen Systemen des Nutzers ist nicht vorgesehen und nicht Vertragsgegenstand.
4. Die Daten des Nutzers werden auf Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet.

§ 3 Vertragsschluss und Registrierung

1. Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Nutzers auf der Plattform und die Bestätigung dieser AGB zustande.
2. Zur Registrierung muss der Nutzer wahrheitsgemäße und vollständige Angaben machen. Der Nutzer ist verpflichtet, seine Registrierungsdaten aktuell zu halten.
3. Mit der Registrierung erstellt der Nutzer ein Benutzerkonto. Jeder Nutzer darf nur ein Konto für sein Unternehmen anlegen. Die Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an unbefugte Dritte weitergegeben werden.
4. Qsistant behält sich das Recht vor, Registrierungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen.

§ 4 Leistungsbeschreibung

1. Der Umfang der vom Anbieter geschuldeten Leistungen ergibt sich aus der jeweiligen Paketbeschreibung (Starter, Professional oder Compliance) zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses sowie aus diesen AGB.
2. Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform jederzeit weiterzuentwickeln und zu verbessern, sofern dadurch die vertraglich vereinbarten Leistungen nicht wesentlich eingeschränkt werden.
3. Der Zugang zur Software erfolgt über eine passwortgeschützte Internetverbindung. Der Nutzer ist selbst für die Bereitstellung einer geeigneten Internetverbindung und der erforderlichen Hard- und Software (aktueller Webbrowser) verantwortlich.

§ 5 Kostenfreies Paket (Starter)

1. Qsistant bietet ein kostenfreies Paket („Starter“) an, das dem Nutzer die Nutzung der Software mit vollem Funktionsumfang ermöglicht.
2. Das Starter-Paket umfasst eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern und bis zu dreißig (30) Dokumente. Der Funktionsumfang ist identisch mit den kostenpflichtigen Paketen.
3. Zur Aktivierung des Starter-Pakets ist die Hinterlegung einer gültigen Kreditkarte erforderlich. Es entstehen keine Kosten; die Kreditkarte wird erst bei einem Upgrade auf ein kostenpflichtiges Paket belastet.
4. Die Nutzung des Starter-Pakets setzt eine aktive Nutzung voraus. Accounts ohne Login innerhalb von neunzig (90) Tagen können automatisch deaktiviert werden.
5. Ein Anspruch auf den Fortbestand des kostenfreien Angebots besteht nicht. Qsistant ist berechtigt, das Starter-Paket mit einer Frist von dreißig (30) Tagen einzustellen.

§ 6 Kostenpflichtige Pakete

1. Neben dem kostenfreien Paket bietet Qsistant kostenpflichtige Leistungspakete an:
   1. Professional: Unbegrenzte Anzahl an Benutzern, bis zu zweihundert (200) Dokumente, voller Funktionsumfang, KI-Telefon-Assistent. Zusätzliche Dokumentenpakete (je 100 Dokumente) können flexibel hinzugebucht werden. Jährliche Abrechnung.
   2. Compliance: Alle Leistungen des Professional-Pakets zuzüglich Softwarevalidierung, Validierungsdokumente bei Updates, ISO 13485 Konformität, lokales Hosting und persönliches Onboarding. Individuelle Preisgestaltung. Für regulierte Branchen wie Medizintechnik und Pharma.
2. Die Mindestvertragslaufzeit für kostenpflichtige Pakete beträgt zwölf (12) Monate.
3. Ein Wechsel zwischen den Paketen ist jederzeit möglich. Bei einem Upgrade schließt der Nutzer einen neuen Vertrag zum neuen Paketpreis ab.

§ 7 Zahlungsmittel und Kreditkarte

1. Bei der Registrierung ist die Hinterlegung einer gültigen Kreditkarte erforderlich. Dies gilt auch für das kostenfreie Starter-Paket.
2. Im Starter-Paket entstehen keine Kosten. Die Kreditkarte wird erst bei einem Upgrade auf ein kostenpflichtiges Paket oder bei der Buchung zusätzlicher Dokumentenpakete belastet.
3. Der Nutzer ist verpflichtet, seine Zahlungsdaten aktuell zu halten und für eine ausreichende Deckung zu sorgen.

§ 8 Zahlungsbedingungen

1. Die Nutzungsgebühren werden jährlich im Voraus in Rechnung gestellt und elektronisch per E-Mail zugestellt.
2. Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach Rechnungsstellung fällig.
3. Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu berechnen (§ 288 BGB).
4. Bei einem Zahlungsrückstand von mehr als dreißig (30) Tagen ist der Anbieter berechtigt, den Zugang vorübergehend zu sperren.

§ 9 Vertragslaufzeit und Kündigung

1. Kostenpflichtige Verträge werden für eine Mindestlaufzeit von zwölf (12) Monaten geschlossen und verlängern sich automatisch um weitere zwölf (12) Monate, sofern nicht mit einer Frist von dreißig (30) Tagen vor Ablauf gekündigt wird.
2. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
3. Nach Beendigung des Vertrages hat der Nutzer dreißig (30) Tage Zeit, seine Daten zu exportieren. Danach werden die Daten gelöscht.
4. Kündigungen sind zu richten an: service@qsistant.de oder schriftlich an Qsistant GmbH & Co. KG, Im Sägenloh 3, D-78333 Stockach.

§ 10 Pflichten des Nutzers

1. Der Nutzer ist verpflichtet, seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte zu schützen.
2. Der Nutzer ist für alle Aktivitäten verantwortlich, die unter seinem Konto stattfinden.
3. Der Nutzer verpflichtet sich, die Software ausschließlich für rechtmäßige Zwecke und im Einklang mit diesen AGB zu nutzen.
4. Der Nutzer ist für die Sicherung seiner eigenen Daten verantwortlich.

§ 11 Verfügbarkeit und Wartung

1. Der Anbieter bemüht sich um eine Verfügbarkeit der Plattform von 99,5 % im Jahresmittel. Hiervon ausgenommen sind geplante Wartungszeiten sowie Ausfälle aufgrund höherer Gewalt.
2. Geplante Wartungsarbeiten werden dem Nutzer mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt.

§ 12 Datenschutz

1. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit der DSGVO und dem BDSG.
2. Die Daten des Nutzers werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet.

§ 13 Haftungsbeschränkung

1. Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen.
2. Bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten durch leichte Fahrlässigkeit ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
3. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
4. Eine etwaige Schadensersatzhaftung ist auf die Höhe der vom Nutzer in den zwölf (12) Monaten vor dem schadensverursachenden Ereignis gezahlten Nutzungsgebühren begrenzt.

§ 14 Gewährleistung

1. Der Anbieter gewährleistet, dass die Software im Wesentlichen den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Funktionen entspricht.
2. Mängel der Software hat der Nutzer unverzüglich nach Entdeckung dem Anbieter anzuzeigen.
3. Für das kostenfreie Paket (Starter) wird die Software „wie besehen“ bereitgestellt.

§ 15 Änderungen der AGB

1. Der Anbieter behält sich das Recht vor, diese AGB jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Der Nutzer wird mindestens dreißig (30) Tage vor Inkrafttreten informiert.
2. Widerspricht der Nutzer nicht innerhalb von dreißig (30) Tagen, gelten die geänderten AGB als angenommen.

§ 16 Schlussbestimmungen

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
2. Ist der Nutzer Kaufmann, ist ausschließlicher Gerichtsstand Freiburg im Breisgau.
3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.